יועציםהכפתורים שמופיעים בכרטיס הלקוח — "להתקשר", "נשלחה הצעת מחיר", "חשבונית" — מוגדרים כאן. כל כפתור הוא תבנית: נוסח קבוע, נמען, ומועד תזכורת שמחושב מראש. בתפריט: הגדרות ← תבניות לפעילויות / משימות / פגישות / כספים.
חמישה סוגים
המסך נפתח ריק. קודם בוחרים סוג מהכפתורים בראש:
- פעילויות — תיעוד של משהו שקרה. אין תזכורת
- משימות — משהו שצריך לעשות, עם מועד התראה
- פגישות — נכנסות ליומן, עם משך וזימונים
- כספים — מסמך: חשבונית, קבלה, הצעת מחיר
- הגדרת סוגים — לא תבנית אלא קטגוריות, לפילוח בדוחות
אחרי בחירת הסוג מופיעות התבניות הקיימות שלו, מקובצות לפי הקטגוריה שלהן. לחיצה על תבנית פותחת אותה, וכפתור הוספה יוצר חדשה. מעל הרשימה יש חיפוש תבנית כשיש יותר מחמש.
ההגדרות הבסיסיות
שם לכפתור — מה שכתוב על הכפתור בכרטיס. עד 15 תווים.
נושא והודעה — הנוסח שייכנס לרשומה. אפשר לשתול בהם שדות (ראה למטה).
שליחה ל (בפגישות: ביומן של) — למי הרשומה מופנית. אפשר לבחור משתמש מסוים, או שדה משתמש מהכרטיס — כלומר "לאחראי של הכרטיס הזה", מי שלא יהיה. ברירת המחדל היא המשתמש המחובר.
תזכורת בעוד / תיאום לעוד / תשלום עד — חודשים, ימים ושעות מרגע היצירה. זה מה שהופך כפתור לתהליך: "לחזור ללקוח בעוד 3 ימים" נקבע פעם אחת ועובד לתמיד.
תאריך יעד (במשימות) — מועד יעד נפרד ממועד התזכורת.
בכספים במקום זה: סוג מסמך (חשבונית עסקה, חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, קבלה, חשבונית זיכוי, הצעת מחיר, הזמנת עבודה), סכום, כמות, פירוט, ואפשרות עיגול סכום.
שתילת שדות בנוסח
כפתור למפתחים » בראש המסך פותח את בורר השדות. בוחרים סוג כרטיס ושדה, והמערכת מציגה מזהה להדבקה בנושא או בהודעה:
{[fieldname]}
מלבד שדות הכרטיס אפשר לשתול גם userName (המשתמש המחובר), פרטי איש קשר (contactName, contactCell, contactPhone, contactEmail) ו-fileName (שם הקובץ שהועלה).
אפשרויות מתקדמות
הצגת אפשרויות מתקדמות… פותח את החלק המעניין.
יופיע ב — סוג הכרטיס שבו הכפתור יוצג. ברירת המחדל: כל הסוגים.
סוג פריט — הקטגוריה, לפילוח בדוחות.
הורה — הופך את התבנית לתת-משימה. בשליחת משימת ההורה נשלחות איתה כל תת-המשימות שלה. כך בונים צ'ק-ליסט שנפתח בלחיצה אחת.
הרשאות — כפתור לכל רמת הרשאה. מי שלא מסומן לא יראה את התבנית.
ערך מספרי — ערך שנשמר עם הרשומה, לשקלול בדוחות.
הודעה פרטית — רק השולח והנמען רואים.
פעילות שלא ננעלת — לכולם מותר לערוך את הפעילות והיא לא ננעלת לעולם.
בפגישות
מיקום, משך בדקות, וזימונים: איש קשר ראשי, כל אנשי הקשר, או כרטיסים מקושרים. אפשר להוסיף שני משתמשים קבועים לזימון. לממשק היומן: עסוק / פנוי, מועד תזכורת, וצבע/קטגוריה — באופיס 365 רושמים שם קטגוריה, בגוגל מספר בין 1 ל-11.
אוטומציות — מתי התבנית תופעל לבד
בפאנל המתקדם יש שלושה טריגרים. כל אחד מהם יכול לפתוח את התבנית אוטומטית:
בסימון "בוצע" למשימה אחרת — בוחרים משימה מפעילה. כשמסמנים אותה כבוצעה, התבנית הזו נוצרת. כך משרשרים שלבים.
בעדכון שדה — בוחרים סוג כרטיס, ואז שדה מפעיל. אפשר לצמצם לערך מסוים, או לבחור * בהעלאת קובץ / * בהוספת טופס.
בעדכון לסטטוס — בוחרים סטטוס מתוך כל התהליכים. אפשר להוסיף תנאי על שדה בחירה בכרטיס, כך שהאוטומציה תפעל רק לחלק מהכרטיסים.
לכל טריגר יש פופאפ לפני הוספה — מציג אישור במקום ליצור בשקט.
כשזה לא עובד
הכפתור לא מופיע בכרטיס — שלוש סיבות אפשריות: יופיע ב מוגבל לסוג כרטיס אחר, ההרשאה של המשתמש לא מסומנת בהרשאות, או שהתבנית מוגדרת כתת-משימה עם הורה ולכן מופיעה רק דרך ההורה.
בחרתי שדה מפעיל ואין רשימת ערכים — קודם צריך לבחור סוג כרטיס. המסך אומר זאת באדום.
השינוי לא נשמר — כפתור השמירה הופך לאדום כשיש שינוי פתוח, וגם התבנית ברשימה נצבעת באדום. צריך ללחוץ שמירה.
המשתמשים לא רואים את התבנית החדשה — החץ האדום שליד כותרת המסך מפיץ את העדכון לכל המשתמשים המחוברים בלי שיתנתקו.