יועציםבמערכת אין הרשאה אישית לכל משתמש. במקום זה מגדירים רמות הרשאה — כל רמה היא תבנית של הרשאות, וכל משתמש משויך לרמה אחת. שינוי ברמה משפיע מיד על כל המשתמשים שמשויכים אליה.
המסך נמצא בהגדרות ← הגדרת הרשאות.
המסך בגדול
בצד ימין רשימת רמות ההרשאה הקיימות. לוחצים על רמה — והיא נפתחת לעריכה במרכז המסך.
- רמה חדשה (הכפתור הירוק) — יוצרת רמה ריקה בשם "חדש".
- שכפול — מעתיקה רמה קיימת. זו הדרך המומלצת: קחו רמה שקרובה למה שאתם צריכים, שכפלו, ושנו מה שצריך.
- מחיקה — לא תעבוד אם יש משתמשים שמשויכים לרמה. קודם מעבירים אותם לרמה אחרת.
כפתור השמירה נצבע אדום ברגע שיש שינוי שלא נשמר. אם יצאתם מהמסך והכפתור היה אדום — השינוי אבד.
סולם ההרשאות
רוב השורות בטבלה עובדות לפי אותו סולם, משמאל לימין מהמצומצם למלא:
| רמה | מה מותר |
|---|---|
| ללא | האזור לא מוצג בכלל |
| צפיה | רואה, לא יכול לשנות |
| עריכה | משנה רשומות קיימות, לא יוצר חדשות |
| הוספה/עריכה | יוצר ומשנה, לא מוחק |
| הוספה/עריכה/מחיקה | הרשאה מלאה |
לא בכל שורה קיימות כל הרמות — למשל באנשי קשר יש רק ללא / צפיה / הוספה+עריכה+מחיקה.
מה מגדירים בכל שורה
כרטיסים — ההרשאה חלה על כל סוגי הכרטיסים יחד. הסוגים שמוגדרים בחשבון שלכם מופיעים בשורה מתחת לכותרת, כדי שתדעו על מה בדיוק ההגדרה חלה. אין כאן הרשאה נפרדת לכל סוג.
בנוסף לסולם ההרשאות יש כאן שאלה נפרדת וחשובה: לאילו כרטיסים המשתמש בכלל נכנס.
– כל הכרטיסים
– כרטיסים משוייכים ליוזר בלבד
– כרטיסים משוייכים ליוזר או ללא שיוך
יש כאן גם ספירה במסך הראשי לפי שיוך בלבד (משנה את המספרים שהמשתמש רואה), ושחרור כרטיס נעול.
תהליכים וסטטוסים — האם המשתמש רשאי לשנות את היוזר המשויך בסטטוס.
אנשי קשר — ובנוסף שלוש הרשאות שליחה נפרדות: מייל, SMS, ווטסאפ. אם משתמש מתלונן שאין לו כפתור שליחה — כאן בודקים.
משימות/פעילויות/פגישות — ובנוסף:
– רק של היוזר — רואה רק מה ששלח או קיבל. כשמסמנים את זה נפתחות שתי הרחבות: כל השיחות וכל הווטסאפ, שמחזירות למשתמש תצוגה מלאה של אותם סוגים בלבד.
– חסימת כפתור בוצע להודעות ווטסאפ
– משימות פרטיות/סמויות — הודעה שרק השולח והמקבל רואים.
מסמכים חשבונאיים — ללא / צפיה / הוספה / סימון בוצע+ביטול, בתוספת הגבלה לכרטיסים משויכים בלבד, ואפשרות נפרדת לשינוי סכום חשבונית עסקה.
טפסים, קבצים, הפקת מסמכים — שורות עצמאיות. חלקן מוצגות רק אם המודול פעיל בחשבון שלכם.
הגדרת משתמשים והרשאות — מי שמקבל כאן "עריכה" יכול לפתוח את המסך הזה עצמו ולשנות הרשאות, כולל את שלו. תנו את זה רק למנהלים.
מסכי הגדרות — הגישה לכלל מסכי ההגדרה.
חיפוש מתקדם — ללא / פתוח / פעולות על התוצאות (ייצוא, העברה, מחיקה של כל תוצאות החיפוש). זו הרשאה רגישה: "פעולות על התוצאות" מאפשרת ייצוא של כל מאגר הלקוחות. מתחתיה יש סימוני הסתרה של אזורים במסך הראשי.
דוחות — ללא / צפיה. הסתרה של דוח מסוים נעשית במסך הגדרת הדוחות, לא כאן.
בחירת יוזרים — קובע אילו משתמשים הרמה הזו יכולה לבחור בסטטוס. מסמנים "תצוגה לפי הרשאות" ואז בוחרים אילו רמות יוצגו.
שעות פעילות — שורה זו מופיעה רק בחשבונות עם יותר מ-20 משתמשים פעילים. מגדירים טווח שעות, ומה קורה בהתחברות מחוצה לו: התראה למייל הראשי, או חסימת התחברות.
הדבר שהכי מפספסים
שינוי הרשאה לא חל על משתמש שכבר מחובר למערכת — ההרשאות שלו נטענו בכניסה. לכן, אחרי שמירה, לחצו על החץ האדום שליד כותרת המסך ("הפצת העדכון לכל המשתמשים"). זה שולח לכל המחוברים רענון הרשאות בזמן אמת.
בלי זה, המשתמש יראה את השינוי רק בהתחברות הבאה — וזו הסיבה הנפוצה ביותר לפנייה "עדכנתי לו הרשאה וזה לא עובד".
אם משום מה הרענון לא נקלט, תמיד אפשר לבקש מהמשתמש לצאת מהמערכת ולהיכנס שוב. זה משיג את אותה תוצאה.
חריג אחד לא דורש שום רענון: ביטול הסימון "פעיל" במסך ניהול המשתמשים מנתק את המשתמש מיידית, גם באמצע עבודה.
למה משתמש לא רואה לקוח מסוים?
עברו על הרשימה לפי הסדר:
- כניסה לכרטיסים — האם מוגדר "כרטיסים משוייכים ליוזר בלבד", והמשתמש אינו משויך לכרטיס הזה?
- הרשאת כרטיסים — האם הרמה שלו מוגדרת "ללא"?
- חיפוש מתקדם — אם הוא מחפש ולא מוצא, ייתכן שהחיפוש מוגדר "ללא".
- רענון — האם הפצתם את העדכון אחרי השינוי?
ברוב המקרים התשובה נמצאת בשניים הראשונים.