יועציםכשגורם אחד משלם עבור כמה כרטיסים — חברת אם, סוכן, מוסד — המסך הזה אוסף את כל החשבוניות הפתוחות שלהם ומוציא מסמך אחד. בתפריט הדוחות: חשבונית מרכזת.
התנאי המקדים: שדה קישור
המסך עובד דרך שדה קישור לכרטיס. הכרטיסים המחויבים צריכים להיות מקושרים לכרטיס המשלם באמצעות שדה כזה — למשל שדה "חברת אם" בכרטיס הבן שמצביע על כרטיס האב. בלי הקישור אין דרך למערכת לדעת אילו חשבוניות שייכות למי.
השלבים
1. סוג — בוחרים את סוג הכרטיס של המשלם.
2. חיפוש כרטיס — מקלידים שתי אותיות ובוחרים את הכרטיס המשלם.
3. כפתור החיפוש — אחרי בחירת הכרטיס מופיע כפתור לכל שדה קישור רלוונטי, בנוסח חיפוש חשבוניות לפי <שם השדה>. הכפתור אוסף את החשבוניות של כל הכרטיסים שמקושרים לכרטיס שנבחר דרך אותו שדה.
הטבלה
שורה לכל חשבונית פתוחה: תאריך, הכרטיס שהיא שייכת לו (קישור), שם הלקוח במסמך, מספר החשבונית, תיאור, סכום מקורי ויתרה לתשלום.
בעמודת שולם מקלידים כמה לגבות על אותה שורה. כפתור סכום מלא ממלא את היתרה המלאה. אפשר לגבות תשלום חלקי בכל שורה.
בשורת הסיכום מופיעים שלושת הסכומים — מקורי, יתרה, ומה שסומן לגבייה — ולידם הוצאת חשבונית קבלה מרכזת, שפותח את חלון המסמך עם כל השורות שסומנו כפירוט.
שדה חיפוש מעל הטבלה מסנן את השורות, והסיכומים מתעדכנים בהתאם למה שמסונן. יצוא לאקסל מוריד את המצב הנוכחי.
מה נכנס לרשימה
רק חשבוניות עסקה וחשבוניות מס שעדיין לא נסגרו. קבלות, הצעות מחיר והזמנות עבודה אינן מופיעות, וכך גם מסמך ששולם במלואו.
כשזה לא עובד
המסך לא מופיע בתפריט — הוא דורש הרשאת כספים מלאה יחד עם הרשאת דוחות, ומשתמש שאינו מוגבל לכספים שלו בלבד.
נבחר כרטיס ואין כפתורי חיפוש — לסוג הכרטיס שנבחר אין שדה קישור מוגדר, או שההרשאה על השדה חוסמת אותו.
חשבונית ששולמה עדיין ברשימה — הרשומה נשארת פתוחה עד שנסגרת. סכום ששולם חלקית ימשיך להופיע עם היתרה בלבד.