יועציםהמסך נמצא בהגדרות ← ניהול משתמשים.
הוספה
בטופס "הוספת משתמשים" שבראש המסך ממלאים שלושה שדות, וכולם חובה:
- שם תצוגה — השם שיופיע בכל המערכת: בשיוך כרטיסים, במשימות ובדוחות.
- מייל — כתובת אמיתית. אליה תישלח הסיסמה, ובאמצעותה המשתמש מתחבר.
- הרשאה — רמת ההרשאה. חייבים לבחור אחת כבר בשלב הזה.
כפתור ההוספה נשאר מושבת עד שכל שלושת השדות מלאים ותקינים. אם הוא אפור, בדקו שכתובת המייל תקינה ושנבחרה הרשאה.
הלחיצה על הוספה ושליחת הודעה למשתמש יוצרת את המשתמש ושולחת לו מייל עם סיסמה באותה פעולה. אין שלב נפרד של שליחת פרטי התחברות.
המשתמש החדש מופיע מיד בראש הטבלה שמתחת.
שתי הודעות שגיאה, ומה לעשות
"מייל קיים" — הכתובת כבר משויכת למשתמש אחר. לרוב זה קורה כשמנסים להוסיף מחדש עובד שקיים במערכת אך סומן כלא פעיל. אל תיצרו אותו מחדש: בטלו את הסימון "הצג רק משתמשים פעילים", מצאו אותו ברשימה, וסמנו אותו כפעיל בחזרה.
"חשבון מוגבל ל-N משתמשים" — הגעתם למכסת המשתמשים של החבילה שלכם. אפשר לפנות את המקום על ידי כיבוי משתמש שכבר לא עובד, או להרחיב את החבילה.
המשתמש לא קיבל את הסיסמה
זה קורה, בדרך כלל בגלל סינון דואר זבל. אין צורך למחוק ולהוסיף מחדש:
בשורה של המשתמש בטבלה יש כפתור מעטפה — לחיצה עליו מנפיקה סיסמה חדשה ושולחת אותה למייל. הסיסמה שהונפקה גם מוצגת על המסך ליד הכפתור, כך שאפשר למסור אותה טלפונית.
שימו לב: הפעולה הזאת מחליפה את הסיסמה הקיימת. אם המשתמש כבר התחבר בעבר, הסיסמה הישנה שלו תפסיק לעבוד.
עריכת משתמש קיים
השדות בטבלה ניתנים לעריכה ישירה: שם תצוגה, שם מלא, מידע נוסף, מייל, טלפון והרשאה. ברגע שמשנים משהו מופיע כפתור שמירה אדום בתחילת השורה — בלי לחיצה עליו השינוי לא נשמר.
אם בשמירה מופיע "מייל תפוס", הכתובת שהזנתם כבר שייכת למשתמש אחר.
עובד שעזב — כיבוי במקום מחיקה
אין במערכת מחיקת משתמש, ובכוונה: מחיקה הייתה מוחקת גם את ההיסטוריה שלו — המשימות, השיחות והשינויים שביצע.
במקום זה מבטלים את הסימון "פעיל" בשורה שלו ולוחצים שמירה. מהרגע הזה:
- המשתמש מנותק מהמערכת מיידית, גם אם הוא מחובר באותו רגע.
- הוא לא יוכל להתחבר שוב.
- כל מה שעשה נשאר במערכת, והכרטיסים המשויכים אליו נשארים כפי שהם.
- הוא נעלם מהרשימה, כי הסימון "הצג רק משתמשים פעילים" פעיל כברירת מחדל.
לפני הכיבוי כדאי לטפל בשתי דברים: להעביר את המשימות הפתוחות שלו למישהו אחר (הסימון משימות שמעל הטבלה פותח כלי להעברה מרוכזת), ולעדכן את הכרטיסים שהוא היה אחראי עליהם.
כיבוי משתמש גם מפנה מקום במכסת המשתמשים של החבילה.
הסימונים שמעל הטבלה
- הצג רק משתמשים פעילים — מסומן כברירת מחדל. לכן משתמש שכיביתם פשוט נעלם מהרשימה; ביטול הסימון מחזיר אותו לתצוגה.
- אפשרויות תצוגה — פותח עמודה שבה קובעים לכל משתמש איזה דוח ייפתח לו בכניסה למערכת, ומה יציגו ארבעת כפתורי המסך הראשי.
- משימות — פותח כלים להעברה, הקדמה ודחייה של משימות בין משתמשים. כאן גם מוצג המזהה המספרי של המשתמש, שנדרש לפעמים בהגדרות מתקדמות ובפניות לתמיכה.
ברירת מחדל בפתיחת כרטיס חדש
בצד שמאל של המסך קובעים איזה משתמש ישויך אוטומטית לכרטיס חדש. ברירת המחדל המומלצת היא המשתמש שפתח את הכרטיס. גם כאן, השינוי נשמר רק בלחיצה על כפתור השמירה שמופיע.
עמודות שאולי לא תראו
חלק מהעמודות בטבלה מופיעות רק כשהמודול המתאים פעיל בחשבון — למשל שלוחת מרכזייה, חיוג אוטומטי, הגבלת זמן בכרטיס או הרשאות Drive. אם עמודה שמוזכרת כאן לא מופיעה אצלכם, המודול פשוט אינו פעיל.